As ferramentas de escritório são uma parte essencial do ambiente de trabalho moderno. Elas permitem que os profissionais realizem suas tarefas diárias de forma mais eficiente e eficaz, tornando o fluxo de trabalho mais produtivo e organizado. Neste artigo, vamos discutir algumas das ferramentas de escritório mais comuns e como elas podem ajudar a aumentar a produtividade.
O ofimática Inclui o conjunto de ferramentas, técnicas e aplicativos que têm a função de facilitar, otimizar e melhorar as tarefas relacionadas ao escritório. Por exemplo: bancos de dados, calculadoras, impressoras.
Na medida em que a maior parte do trabalho realizado nas sociedades ocidentais é organizado em forma de escritórios, todo um edifício teórico foi organizado de forma a otimizar o tempo e a distribuição de tarefas nesse espaço: a essência está no uso do computador processos, tornando o conceito um acrônimo formado pelas duas palavras: ‘ofi’ (escritório) – ‘mática’ (informática).
Para que serve o escritório?
O processo de automação do escritório é baseado na criação, manipulação, transmissão e armazenamento das informações necessárias no escritório.
Sabe-se que atualmente o mais útil para esses fins é a utilização de redes de computadores, que requerem tanto uma estrutura de software (redes internas, programas para comunicação entre diferentes partes do escritório) quanto uma estrutura de hardware (computadores, impressoras, scanners conectados meios um rede local, telefones e aparelhos de fax).
A comunicação por computador permite compartilhar de forma muito mais rápida e eficiente o que antes era totalmente mediado pela habilidade manual, transformando-se da generalização dos computadores em questão de segundos.
História da automação de escritório
A automação de escritórios desenvolveu-se fundamentalmente a partir da década de 1970, em que o escritório passou a ser entendido como um espaço cujas condições determinavam em grande parte o produto do trabalho.
A substituição das máquinas de escrever por processadores de texto, além de economizar muito espaço, tornava qualquer processo que envolvesse a escrita muito mais eficiente.
No mesmo sentido, muitas atividades que antes eram realizadas manualmente passaram a ser automatizadas, dependendo cada vez menos da ação humana.
Atualmente, as organizações assumem como essencial a existência de mecanismos de comunicação automatizados e eficientes. A troca de informações, o gerenciamento de documentos administrativos, o tratamento de dados numéricos e o planejamento de reuniões, bem como a administração de escalas de trabalho, parecem impossíveis de serem realizados na ausência de procedimentos informatizados de escritório, o que muitas vezes é evidente. são alturas em que as empresas têm problemas de acesso à eletricidade ou à Internet: a dependência é tanta que na ausência destes serviços a atividade fica totalmente paralisada.
Pacotes de escritório
Existe um grande número de pacotes de automação de escritório, também chamados de Suites, que geralmente são feitos pelos mesmos desenvolvedores dos sistemas operacionais.
Atualmente a maioria das organizações utiliza o sistema de Microsoft Office mas alguns outros desenvolvimentos se destacam por cumprir uma função que o Office não cumpre com sucesso: OpenOffice, Sun StarOffice, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfect ou AppleWorks, este último relacionado a sistemas operacionais alternativos ao Windows.
Processadores de Texto
Os processadores de texto são ferramentas de escritório que permitem a criação, edição e formatação de documentos de texto. O Microsoft Word é um exemplo popular de um processador de texto e oferece uma ampla gama de recursos, incluindo estilos de formatação, verificação ortográfica e gramatical, e opções de impressão. O Google Docs é outra opção popular que oferece a vantagem de ser baseado em nuvem, o que significa que os documentos podem ser acessados de qualquer lugar e compartilhados com outras pessoas facilmente.
Planilhas Eletrônicas
As planilhas eletrônicas são ferramentas de escritório usadas para organizar e manipular dados numéricos. Elas são frequentemente usadas para análise financeira e contabilidade, mas também podem ser úteis para gerenciamento de projetos e planejamento. O Microsoft Excel é o programa de planilha eletrônica mais conhecido, oferecendo recursos como cálculos automáticos, gráficos e tabelas dinâmicas. O Google Sheets é uma alternativa baseada em nuvem que oferece muitas das mesmas funcionalidades.
Softwares de Apresentação
Os softwares de apresentação permitem que os usuários criem apresentações visuais usando texto, imagens e gráficos. Eles são frequentemente usados para apresentações de negócios, aulas e palestras. O Microsoft PowerPoint é o software de apresentação mais conhecido e oferece muitas opções de formatação, animações e transições. O Google Slides é uma opção baseada em nuvem que permite a colaboração em tempo real e compartilhamento fácil.
Software de E-mail
O software de e-mail é uma ferramenta de escritório usada para enviar e receber mensagens eletrônicas. É uma das ferramentas de escritório mais utilizadas em ambientes profissionais. O Microsoft Outlook é um software de e-mail popular que oferece recursos como calendário, lembretes e gerenciamento de tarefas. O Gmail é uma opção baseada em nuvem que é conhecida por sua facilidade de uso e opções de organização.
Softwares de Gerenciamento de Projetos
Os softwares de gerenciamento de projetos são ferramentas de escritório usadas para ajudar na organização, planejamento e execução de projetos. Eles permitem que os usuários atribuam tarefas, estabeleçam prazos e monitorem o progresso do projeto. O Microsoft Project é um software de gerenciamento de projetos popular que oferece uma ampla gama de recursos, incluindo recursos de orçamento e análise de riscos. O Trello é uma opção baseada em nuvem que é conhecida por sua simplicidade e facilidade de uso.
Exemplos de ferramentas de escritório
- Processamento de palavras.
- Desenvolvimento de planilhas.
- Ferramentas de apresentação multimídia.
- Bases de dados.
- Agendas.
- Equipos de Fax.
- Calculadoras.
- Telefones.
- Impressora.
- Programas de E-Mail
- Softwares de programación.
- Apresentações de mídia.
- Programas de correio de voz.
- Programas de mensagens instantâneas.
- Ferramentas de reconhecimento de voz.