Como Escrever Um E-mail Formal

E e-mail formal É aquele que precisamos escrever para um assunto importante, como candidatar-se a um emprego, comunicar-se com uma instituição, fazer negócios ou expressar informações de forma respeitosa e oficial, não coloquial.

Como em outros tipos de escrita, os e-mails formais seguem um protocolo e respeitam certas regras quanto ao uso da linguagem, portanto, ao escrevê-los, é importante levar em consideração aspectos básicos como os seguintes:

  • Use uma conta de e-mail profissional. Use uma conta cujo endereço tenha a ver com seu nome e sobrenome, e não algo cheio de números, sinais e referências de outras pessoas, difícil de transcrever ou infantil.
  • Não use expressões coloquiais. Sem palavrões, sem emoticons, cores ou gifs. A comunicação formal é muito diferente do que você faria normalmente nas redes sociais ou em seu serviço de mensagens pessoais. Também não use assinaturas com imagens ou animações.
  • Use linguagem polida. Escreva com cuidado e use uma linguagem apropriada que o outro possa entender facilmente. Não use suas próprias expressões, ou voltas coloquiais. Aposte em algo culto e simples.
  • Vá direto ao ponto o máximo possível. Evite informações desnecessárias. Um e-mail formal não é uma carta para um amigo, mas uma comunicação que tende a ser profissional. Respeite o tempo da pessoa que está lendo para você do outro lado da tela.
  • Seja cortês e siga o protocolo. Use fórmulas de cortesia e trate a outra pessoa de maneira formal, sem confiança.
  • Verifique sempre a ortografia e a gramática. Leia o texto em voz alta pelo menos uma vez antes de enviá-lo, para diminuir a margem de erros.

Partes de um e-mail formal

Levando em consideração essas considerações gerais, podemos escrever um e-mail formal. Toda correspondência formal deve incluir:

  • Destinatário. É a pessoa ou instituição a quem endereçamos o correio. Se houver mais de um endereço, é uma boa ideia usar o campo BCC (cópia oculta) em vez de “para”, para não revelar os endereços de outras pessoas para quem recebe o e-mail. Além disso, não fica bem enviar um e-mail coletivo se esperamos ter uma resposta personalizada. É melhor enviar um e-mail individual para cada destinatário.
  • O negócio. É o assunto do e-mail, o motivo do envio. Nesse caso, devemos ser breves, específicos e completos, ou seja, devemos dizer em uma frase o que queremos. Se nosso e-mail for sobre uma solicitação específica, devemos colocar “xxx request” na linha de assunto. Se for para procurar um emprego ou um local de estudo, algo como “candidatura ao cargo de xxx” ou “candidatura ao programa de xxx” deve ser apropriado. Se queremos entregar um documento, vamos simplesmente apostar na descrição do documento em questão: “relatório de vendas” ou “apresentação para amanhã”.
  • corpo do correio. É onde escreveremos o conteúdo do e-mail. Tente sempre ser breve e o mais profissional possível. Este segmento pode ser subdividido em:
    • saudação ou saudação. Todo correio começa com uma linha para dizer a quem o correio é endereçado. A frase “estimado” ou “respeitado” e o nome de quem nos dirigimos são geralmente usados. Por exemplo: “Caro Professor Montoya” ou “Caros membros do júri”, ou “Caro Enrique Zuloaga”. Esta linha deve ir sozinha no início do e-mail.
    • Conteúdo. Começando uma linha abaixo da saudação, este é o segmento em que dizemos o que queremos ou sobre o que é nosso e-mail. É conveniente usar um tom distante, mas gentil, com frases curtas e diretas, formando parágrafos curtos, cada um abordando um assunto específico. Podemos usar frases como “Tenho o prazer de me dirigir a você”. ou “Estou escrevendo para você nesta ocasião para”. Além disso, se enviarmos documentos anexados, isso deve ser mencionado nesta seção.
    • fechando. Também faz parte dos protocolos formais de e-mail e tende a ser uma frase solitária no final do e-mail, deixando um espaço em branco quando o conteúdo termina. Geralmente é uma frase de cortesia com a qual convidamos o leitor a responder, como “Atenciosamente”, “Nenhum outro particular a referir”, “Obrigado pela atenção” ou “Aguardando sua pronta resposta”.
    • O negócio. A assinatura é a última coisa no corpo do e-mail e inclui nosso nome completo ou, se o e-mail fizer parte de um acompanhamento ou troca, nossas iniciais. Em alguns casos, a assinatura poderá vir acompanhada do número do nosso documento ou da descrição do nosso cargo, por exemplo: “Miguel Yepez” e abaixo: “Coordenador de Vendas”, e imediatamente o nosso número de telefone caso o leitor deseje estabelecer outro tipo de comunicação
  • Arquivos adjuntos. Devemos sempre anexar o que anunciamos no corpo do e-mail, por isso é aconselhável antes de enviar o e-mail verificar se o anexamos e se é, de fato, o arquivo indicado.
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Exemplos de correspondência formal

  1. E-mail formal para solicitar um relatório acadêmico

Para: [email protected]
De: [email protected]
Assunto: Solicitação de relatório acadêmico

Caros senhores da Universidade Nacional:

Tenho o prazer de vos escrever a solicitar a emissão de um relatório académico em meu nome, com o qual aspiro a concorrer à atribuição de uma bolsa de estágio para o próximo ano letivo. Por isso seria muito conveniente ter o relatório o mais rápido possível.

Desde já grato pela atenção e bons ofícios,

Atentamente,
marco rabanal
Aluno nº 846593

  1. Correio formal para se candidatar a um cargo de inspetor de qualidade

Para: [email protected]
De: [email protected]
Assunto: Para o cargo de inspetor de qualidade

Respeitado Sr. da Exxon:

Meu nome é Ana Mendez, sou formada em comércio internacional com ampla experiência em questões tributárias, e estou interessada no cargo de inspetora de qualidade, que entendo estar vaga no momento. Deixo-vos o meu curriculum vitae em anexo, para ser tido em conta nos vossos processos de seleção. Estou confiante de que minha experiência e treinamento me tornarão um candidato adequado para sua renomada organização.

Sem outro particular a que se referir,

Muito atentamente,

Ana Mendez
Telefone: +99 3923 1734

  1. Correio formal para notificar a rejeição de um pedido de crédito

Para: [email protected]
De: [email protected]
Assunto: Sua solicitação de consideração de crédito

Querido Michael:

Escrevo para cumprimentá-lo e informá-lo de que o comitê de avaliação de crédito considerou seu caso e tomou a decisão de rejeitar seu pedido de crédito (pedido nº 345648) datado de 15/08/2021. As razões dadas pelo comitê para tomar esta decisão foram:

192 – Falta de suporte de crédito

Observe que você pode fazer uma nova solicitação por meio dos canais regulares, sem que esse resultado afete as considerações futuras do comitê.

Atentamente,

Jorge Pereira
executivo de crédito
Filial 004 – Banco de Investimentos

Referências

  • “Registro linguístico” na Wikipedia.
  • “Como escrever um e-mail formal” em Infobae.
  • “Como escrever um e-mail formal?” na Pontifícia Universidade Católica do Peru.
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O que é linguagem formal?

A linguagem formal ou registro linguístico formal é denominada uma das formas de uso da língua, em que se dá maior atenção às regras de correção e aos protocolos de cortesia, pois a situação exige tratamento respeitoso. É o registro recomendado para se comunicar com instituições, pessoas de maior hierarquia ou em eventos sociais de grande importância. De um modo geral, a linguagem formal é caracterizada por:

  • Use palavras cultas e frases complexas.
  • Use fórmulas de cortesia que não usamos no discurso informal.
  • Evite o uso de palavrões e coloquialismos.
  • Preste atenção à dicção e pronúncia, se for uma comunicação oral. Se for escrito, é dada atenção ao estilo.

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