Las funções de escritório São aquelas tarefas e atividades realizadas pelos funcionários de uma empresa ou instituição. Por exemplo: classificação de documentos e arquivos, recepção de correspondências e encomendas, notificação de novidades.
Em um escritório, cada funcionário recebe determinadas funções de acordo com seu cargo e responsabilidade. Essa divisão de tarefas é essencial para que uma empresa ou organização seja eficaz e eficiente, para que o trabalho diário seja realizado corretamente e para atingir metas e objetivos de longo prazo.
Geralmente, quando uma pessoa está procurando emprego, ela inclui em sua o curso da vida quais são suas habilidades, ou seja, as funções clericais que você pode desempenhar.
Exemplos de funções de escritório
- Atenção clientes. Esta função é geralmente desempenhada pelos recepcionistas do escritório e consiste em comunicar pessoalmente, por e-mail ou através das redes sociais com os clientes para esclarecer as suas dúvidas, anotar as suas encomendas, entre outros.
- Redação de relatório. Esta função é desempenhada por diferentes funcionários do escritório e consiste na redação de um texto no qual são explicados detalhadamente projetos, metas, objetivos, tarefas, notícias, entre outros.
- Controle de estoque o inventário. Essa função consiste em manter um registro da quantidade real de cada insumo necessário para as atividades de um negócio ou empresa.
- Organização de agenda e horários. Essa função geralmente é desempenhada por auxiliares ou secretárias e consiste em agendar as diversas atividades que ocorrem em um escritório, como reuniões, vistorias, apresentações e datas de entrega de produtos.
- Apresentações. Esta função é desempenhada por diferentes colaboradores e consiste em fazer uma apresentação sobre o estado da empresa, a explicação de um novo projeto, a reorganização de tarefas, entre outros.
- Planejamento e organização de tarefas. Essa função é exercida por colaboradores que ocupam cargos hierárquicos elevados, como chefias, diretores de área ou gerentes, e consiste em definir qual pessoa executará cada tarefa ou atividade.
- organização logística. Essa função consiste em planejar como serão realizadas aquelas atividades de uma empresa que dependem de muitas pessoas que trabalham fora da empresa, como a entrega de produtos, o recebimento de materiais e o envio de embalagens.
- controle financeiro. Essa função geralmente é desempenhada por contadores e administradores e consiste em calcular a diferença entre benefícios e custos para determinar se a empresa é lucrativa ou não e se houve lucros ou prejuízos.
- Uso de programas de computador. Esta função deve poder ser realizada por todos os funcionários do escritório, pois muitas das tarefas requerem o uso de programas de computador.
- Seleção de pessoal. Essa função geralmente é desempenhada por gerentes e consiste em entrevistar, selecionar e contratar funcionários qualificados para ocupar diferentes cargos.